eengroep

Scan en OCR software

Het kost veel tijd om handmatig papieren documenten te verwerken. Met scannen van documenten en digitaal versturen bespaar je op de kosten en wordt er efficiënter gewerkt. Maar ook het handmatig scannen van een document kost veel tijd, omdat je zelf het bestand een naam moet geven en een bestandslocatie moet kiezen. Door een scan & OCR oplossing wordt dit proces geautomatiseerd.

Werking
De software voor scannning en OCR wordt op een Windows-werkplek of server geïnstalleerd. De software kan dan op twee manieren het document ‘herkennen’:

Zone-OCR
Je kunt van te voren posities op een bepaald document aangeven waar de software kenmerken uithaalt om het te kunnen lezen. Denk bijvoorbeeld aan de positie van een briefkenmerk, postcode of projectnummer. Ook kan er met barcodestickers of scanformulieren worden gewerkt om documenten te lezen en apart te zetten. Op die manier kan een dossier in een keer worden gescand en hoeft het niet gescheiden te gebeuren.

Freeform-OCR
De software kan op basis van algoritmes de tekst lezen. Dit wordt vaak gebruikt om facturen in te boeken. De software herkent dan zelf de leverancier, factuurdatum, factuurnummer en bedrag.

Na het lezen en scheiden van de documenten maakt de software er PDF’s van en geeft het een naam en locatie mee zodat het in de juiste netwerkmappen wordt opgeslagen. Mocht de map niet bestaan, dan wordt er een nieuwe aangemaakt.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid met deze software om andere processen aan te sturen, bijvoorbeeld:

• Database controle op bestaande en ingelezen gegevens
• Aansturen van processen via email, workflow of SharePoint
• Aanbieden van PDF + kenmerken aan een digitaal archief

Als je de software voor scanning en OCR gebruikt, dan zal de tijd binnen vier weken worden terugverdiend. Daarnaast kun je, als je het gebruikt voor de factuurverwerking, al gauw € 10 per factuur besparen doordat de data automatisch wordt geëxporteerd naar het boekhoudsysteem.

Document Management en Digitaal Archief

Per dag zijn we gemiddeld een uur bezig met informatie opzoeken. Het gaat dan vooral om email, Windows verkenner en papieren informatie. Het komt vaak voor dat de informatie die je zoekt niet op de verwachte plek te vinden is. Daarnaast ben je ook veel tijd kwijt met het zoeken van de juiste informatie in dat document.  Een digitaal archief is de juiste oplossing.

Werking

In een digitaal archief kun je verschillende documenten opslaan. Dat gebeurt helemaal automatisch in de juiste map. Documenten waar het vaak voor gebruikt wordt zijn: project- en klantendossiers, facturen, werkbonnen, digitale post, email, cv’s etc…

Je kunt bij alle documenten kenmerken instellen waar de software op gaat zoeken. Denk dan bij facturen aan de leverancier, het  factuurnummer of factuurdatum. Of bij personeelszaken datum in dienst, achternaam of BSN. En als je het document gevonden hebt, kun je ook nog op trefwoord zoeken in het bestand zelf. Alle tekst wordt geïndexeerd, zodat het bestand snel teruggevonden is. Daarnaast kun je met de viewer die er standaard bij zit het document meteen inzien waardoor je het niet hoeft te openen in het juiste programma. Als je hebt gevonden wat je wilde hebben, kun je het direct printen of doorsturen.

Met het digitaal archief kun je met allerlei instellingen gebruikersrechten en toegang tot documenten beheren, waardoor het veiliger is dan de gebruikelijke Windows mappenstructuur. Bovendien kun je het pakket aanvullen met andere functionaliteiten zoals versiebeheer, bewaartermijnen en vernietiging, toegangsmogelijkheden via internet en een functionaliteit waarin je kunt zien wie wat op welke datum heeft gedaan.

Met deze oplossing bespaar je zo’n 4 uur per week per gebruiker. Zo verdien je binnen 3 maanden het digitaal archiefsysteem  terug.

Andere voordelen zijn:

• Je hoeft het papier niet meer te bewaren
• Je verliest de informatie veel minder snel
• De beveiliging op de informatie is veel beter

Faxautomatisering

Als je een fax moet versturen, ben je meestal veel tijd kwijt met printen, naar de fax lopen en wachten bij het apparaat tot het document verzonden is. Maar vaak moet ook een fax die ontvangen is, worden overgetypt in een ander systeem. En die kun je ook nog een kwijtraken.

Door de faxautomatisering kun je met één centrale faxserver al het faxverkeer digitaal verwerken. Je hebt geen aparte faxen of lijnen nodig om je document te kunnen versturen of ontvangen.

Uitgaand
Vanaf je eigen werkplek kun je bestanden als fax versturen vanuit de Windows verkenner, email of printer driver. Ook kun je papieren documenten scannen naar de email waarna je het document alsnog als fax verstuurt.

Inkomend
De faxen worden als TIF of PDF bestand verzonden aan een emailbox of netwerkmap. Je kunt ook de fax laten uitprinten.

Voor verschillende apparaten en systemen is de fax server geschikt. Je kunt deze koppelen aan een CRM- en ERP-systeem, MFP’s, email en SharePoint en Voice over IP telefonie systeem.

Je hebt geen losse faxapparaten en minder faxlijnen nodig, je verbruikt minder papier en alle faxen die verstuurd of ontvangen worden, worden opgeslagen op de fax server.